Выбор площадки — один из самых важных этапов в организации мероприятия. Она задаёт атмосферу, влияет на комфорт гостей и определяет технические возможности всего события. Неправильно подобранная локация может привести к неудобствам, а идеальная — сделать событие по-настоящему незабываемым. Как найти ту самую площадку? Делимся ключевыми критериями, на которые стоит обратить внимание!
Вместимость и комфорт гостей
Первый и самый очевидный фактор — количество участников. Площадка должна:
- Вмещать всех гостей, не создавая тесноты. Важные аспект: размер площадки прямо пропорционален количеству ваших гостей и формату питания мероприятия! Закладывайте около двух квадратных метров на гостя при банкетной рассадке. Если вы выбрали фуршет, то достаточно одного квадратного метра на человека.
- Предусматривать пространство для перемещения — слишком большие залы без зонирования могут выглядеть пустыми. Ориентируйтесь на формат мероприятия: если это тимбилдинг на закрытой площадке, то нужно предусмотреть возможность размещения зон активностей, учесть, что гости будут между ними перемещаться, а еще предусмотреть место для тех, кто не захочет участвовать в командообразующей игре. Если же вы хотите провести конференцию или корпоратив в отеле, то есть вероятность, что там будут гости самого отеля, и если вы хотите приватности, то лучше подыскать другое место.
Совет: Оптимальный вариант — брать площадку с небольшим запасом вместимости (на 10-15% больше заявленного числа гостей).
Локация и транспортная доступность
Важно учитывать:
- Удобство проезда, доступность общественного транспорта и такси. Для летних мероприятий предусмотрите трансфер, чтобы гости могли удобно добраться и уехать с мероприятия. Например, если ваш фестиваль заканчивается в 21.00, то лучше с 18.00 запустить шаттл, который будет курсировать до метро и обратно, так у гостей не возникнет проблем с ранним отъездом с мероприятия.
- Наличие парковки, если гости приезжают на авто.
Совет: Если мероприятие планируется за городом, подготовьте схему проезда для гостей.
Техническое оснащение и возможности зала
Чтобы избежать проблем со звуком, светом и презентациями, уточните:
- Техническое оборудование на площадке. Часто площадки предлагают базовое техническое оборудование (звук, свет, экраны), которого достаточно для проведения дискотеки. Однако, остальное оборудование нужно будет привозить дополнительно. Например, для корпоративов часто нужно довозить бэк-лайн для артистов, дополнительные экраны, световое оформление, а для конференций базового оборудования часто бывает вполне достаточно.
- Какие возможности для монтажа декора и брендирования? Иногда площадки просят дополнительную плату за использование конструкций, или разрешают работать только с аффилированными декораторами. Более того, часто монтаж занимает много времени, что может потребовать оплаты дополнительного времени аренды площадки.
- Как работает вентиляция и кондиционирование? В случае наличия посторонних запахов рекомендуем арома-станцию.
Совет: В случае, если вам нужно довозить дополнительное техническое оборудование уточняйте у площадки, разрешают ли они оборудование от сторонних прокатных компаний, или работают только со своими.
Кейтеринг и фуршетные зоны
Если мероприятие включает еду и напитки, важно учитывать:
- Есть ли аффилированный кейтеринг или можно привезти своего подрядчика? Часто у площадок есть либо своя кухня, либо кейтеринг аффилированный для работы на этой конкретной локации.
- Достаточно ли пространства для зоны фуршета или банкетных столов? В зависимости от количества человек планируйте несколько фуршетных линий. Например, холодные закуски могут быть на одной линии, горячие закупки и блюда на других. Если вы планируете банкет, старайтесь не размещать более 10-11 человек за столом, чтобы гостям было комфортно.
Совет: Проведите дегустацию меню перед мероприятием, чтобы убедиться в качестве еды.
Примеры площадок под разные форматы мероприятий
Деловая конференция, бизнес-форум, презентация
- Конференц-залы в отелях с конференц-оборудованием/сценой.
- Лофты с трансформируемым пространством.
- Выставочные центры или концертные залы (в случае большого количества гостей).
- Коворкинги и переговорные с VIP-зонами (в случае небольшого количества гостей).
Корпоратив, новогодние мероприятия, юбилеи компаний
- Панорамные рестораны, особняки или банкетные залы.
- Лофты с верандами.
- Клубы или концертные залы.
Тимбилдинги, летние выезды, фестивали
- Загородные площадки для мероприятий с шатром.
- Яхт-клубы.
- Отели с открытыми площадками и шатрами.
- Городские парки.
Совет: Если сомневаетесь, какая площадка подойдет, можно составить список критериев и провести тестовый визит на несколько вариантов.
Идеальная площадка – это та, которая соответствует формату события, удобна для гостей и позволяет реализовать все задумки. Чтобы не ошибиться с выбором, важно заранее продумать технические нюансы, рассчитать бюджет и проверить условия аренды. Мы всегда рады помочь вам с выбором идеальной локации, которая станет частью вашего корпоративного мероприятия и вашей истории!