Организация мероприятий – это сложный процесс, где важна каждая деталь. Но даже у профессионалов случаются ошибки, которые могут повлиять на атмосферу, комфорт гостей и общий успех события. Сегодня разберём самые распространённые проблемы и дадим советы, как их избежать.
Неподходящий выбор места проведения события
Ошибка: Неудобное расположение площадки, недостаточное количество парковочных мест или путаница с входами.
Как избежать:
Совет: Для крупных мероприятий предусмотрите онлайн-регистрацию или отдельную зону fast check-in, чтобы избежать очередей.
Проблемы с питанием
Ошибка: недостаточное количество еды или воды, испортившиеся блюда, долгое обслуживание.
Как избежать:
Совет: Рассчитывайте питание с небольшим запасом, а на летние мероприятия берите как можно больше воды.
Слабая программа, скучный контент
Ошибка: Отсутствие динамики, долгие выступления, слишком сложный или неинтересный контент.
Как избежать:
Совет: Перед мероприятием протестируйте тайминг – не перегружен ли он информацией? Лучший формат – 60% контента, 40% интерактива.
Технические сбои и неподготовленное оборудование
Ошибка: Микрофоны не работают, звук фонит, проектор зависает, а интернет-презентация не загружается.
Как избежать:
Совет: На важные выступления лучше приглашать технического директора – он сразу решит все неполадки.
Отсутствие плана на форс-мажор
Ошибка: Организаторы не готовы к неожиданным ситуациям: резкая смена погоды, задержка спикеров, отключение электричества.
Как избежать:
Совет: Перед мероприятием проведите «мозговой штурм» на тему форс-мажоров и запишите возможные решения.
Игнорирование комфорта гостей
Ошибка: Недостаточно мест для отдыха, плохая вентиляция, слишком громкая музыка или длинные очереди в туалет.
Как избежать:
Совет: Перед мероприятием поставьте себя на место гостя – комфортно ли вам будет в таких условиях?
Ошибка: Неудобное расположение площадки, недостаточное количество парковочных мест или путаница с входами.
Как избежать:
- Выбирайте площадку с хорошей транспортной доступностью. Если это летний фестиваль или тимбилдинг, то нужно предусмотреть трансфер, если это новогоднее мероприятие, конференция или юбилейное мероприятие на закрытых площадках, то ориентируйтесь на наличие метро рядом: гости часто едут не на машинах.
- Заранее оповестите гостей о маршруте, схеме площадки, рассадки. Подготовьте схему проезда и разошлите ее гостям вместе с программой. На самом событии подготовьте стенды с программой, навигацию, схемы рассадки, также используйте QR-коды, по которым гости смогут в режиме реального времени отслеживать программу и расположение зон на площадке.
- Назначьте координаторов, которые помогут гостям на месте. Хостес для регистрации, координаторы для помощи в ориентации на площадке, объявления ведущего – ничего не будет лишним.
Совет: Для крупных мероприятий предусмотрите онлайн-регистрацию или отдельную зону fast check-in, чтобы избежать очередей.
Проблемы с питанием
Ошибка: недостаточное количество еды или воды, испортившиеся блюда, долгое обслуживание.
Как избежать:
- Рассчитывайте количество еды и воды с запасом. Если вы планируете организацию летнего мероприятия на весь день (фестиваль, тимбилдинг, выезд, турслет), то в среднем нужно рассчитывать не менее 1500 граммов еды на человека на весь день и столько же воды. Если же планируется мероприятие на закрытых площадках (новогодние мероприятия, юбилеи компаний, гендерные или профессиональные праздники), то 1000 граммов должно быть достаточно.
- Очереди на фуршетных линиях. В зависимости от количества человек планируйте несколько фуршетных линий. Например, холодные закуски могут быть на одной линии, горячие закупки и блюда на других.
Совет: Рассчитывайте питание с небольшим запасом, а на летние мероприятия берите как можно больше воды.
Слабая программа, скучный контент
Ошибка: Отсутствие динамики, долгие выступления, слишком сложный или неинтересный контент.
Как избежать:
- Делайте программу разнообразной, чередуйте выступления с интерактивными активностями. Например, если у вас предполагается большая программа с награждением сотрудников на корпоративном мероприятии, разбейте ее на небольшие блоки с награждением по 10-15 человек и чередуйте с выступлением артистов или интерактивами от ведущего. Или, если у вас планируются презентации или долгие выступления на конференциях – используйте разнообразные форматы: это могут быть видео-ролики, выступления в формате TED, голосования и челледжи.
- Кастомизируйте программу, перед мероприятием соберите информацию о том, что интересно вашим гостям, что они хотели бы увидеть или услышать на вашем событии. Так вы сможете учесть наиболее важные и часто упоминаемые запросы к мероприятию.
- Добавьте геймификацию (опросы, викторины, челленджи, онлайн-квесты).
Совет: Перед мероприятием протестируйте тайминг – не перегружен ли он информацией? Лучший формат – 60% контента, 40% интерактива.
Технические сбои и неподготовленное оборудование
Ошибка: Микрофоны не работают, звук фонит, проектор зависает, а интернет-презентация не загружается.
Как избежать:
- Проведите тестирование с проверкой техники. Заранее сделайте саунд-чек для артистов, чтобы они настроили звук для выступления. Если у вас планируется стратегическая сессия или конференция, предполагающие показ презентаций: обязательно проверьте их на экране, часто бывает, что качество презентаций не позволяет показывать их на большом экране (а лучше это делать до мероприятия, чтобы иметь время их оформить в общей концепции мероприятия).
- Заранее уточните мощность электросети, чтобы избежать перегрузок. В случае с мероприятиями на открытых площадках (фестивали опен—эйр, летние тимбилдинги и игры, регаты, тур слёты и др.) предусмотрите генератор на случай форсмажора с электричеством.
- Подготовьте офлайн-версии материалов на случай проблем с интернетом.
Совет: На важные выступления лучше приглашать технического директора – он сразу решит все неполадки.
Отсутствие плана на форс-мажор
Ошибка: Организаторы не готовы к неожиданным ситуациям: резкая смена погоды, задержка спикеров, отключение электричества.
Как избежать:
- Подготовьте план Б на случай дождя (альтернативная площадка, тенты, дождевики). Например, летние тимбилдинги должны быть подобраны в согласовании с размерами и возможностями площадки, чтобы в случае дождя вы могли перенести командообразующие активности под шатер.
- Заранее продумайте возможные задержки и оставьте буфер во времени.
- Всегда держите связь с подрядчиками и имейте запасные контакты. На день до мероприятия свяжитесь с подрядчиками и попросите приехать их на площадку заранее (ведущего за 2 часа, фотографа за час, артистов за 1-3 часа). В день мероприятия еще раз свяжитесь с подрядчиками, чтобы быть уверенными, что они в дороге.
Совет: Перед мероприятием проведите «мозговой штурм» на тему форс-мажоров и запишите возможные решения.
Игнорирование комфорта гостей
Ошибка: Недостаточно мест для отдыха, плохая вентиляция, слишком громкая музыка или длинные очереди в туалет.
Как избежать:
- Подумайте о зоне отдыха – даже на активных мероприятиях важно дать людям возможность передохнуть. На открытых фестивалях или тимбилдингах предусмотрите мягкие пуфы из расчета минимум на треть гостей, на конференциях или корпоративах предусмотрите полную посадку (в зависимости от формата – театр, банкет, фуршет).
- Проверьте вентиляцию и кондиционирование на площадке. В случае, если на площадке есть какие-то посторонние запахи, необходимости предусмотрите арома-станцию,
- Если программа долгая, предусмотрите перерывы с закусками и напитками.
Совет: Перед мероприятием поставьте себя на место гостя – комфортно ли вам будет в таких условиях?
