До Нового года остаётся всё меньше времени, а вместе с ним приближается и традиционный сезон корпоративных мероприятий. В PROUT GROUP мы знаем, что успешное новогоднее мероприятие — это результат грамотного планирования. Поэтому собрали практические советы: за сколько стоит начинать подготовку и как организовать событие, чтобы всё прошло без спешки и с максимальным эффектом.
КОГДА НАЧИНАТЬ ПОДГОТОВКУ?
1. Выбрать и бронировать подходящую площадку лучше за 2-3 месяца. А если у вас более 200 человек, то лучше заняться этим летом. В этом году, например, уже в июне большая часть площадок для 200 и более гостей были забронированы.
2. Как только вы определитесь с площадкой (будь то ресторан, банкетный зал, лофт, зал в отеле и др.), то сразу начинайте подбор ведущего вашего мероприятия. Все потому, что ведущих также бронируют заранее. Сейчас, в ноябре, хороших ведущих на четверги и пятницы декабря днем с огнем не найдешь.
3. Когда у вас есть понимание стилистики локации для проведения вашего мероприятия, то уже можно заняться разработкой концептуальной идеи события. Почему это бывает важно?! Потому, что концепция и место проведения должны согласовываться друг с другом. Было бы странно организовывать космическую вечеринку в классическом ресторане Яръ. В идеале определиться с концепцией вечера также желательно за 2-3 месяца, чтобы успеть забронировать интересных артистов, шоу и кавер-группу.
4. А вот проработка бюджета обычно ведется на всех этапах подготовки: важно понимать рамки, за которые нельзя выходить. Например, выбирая площадку нужно помнить, что если вы хотите интересную и красивую программу, а не просто ведущего и диджея, то на локацию можно потратить приблизительно 50% процентов бюджета. Таким образом, вы сможете эффективно распределить траты.
1. Выбрать и бронировать подходящую площадку лучше за 2-3 месяца. А если у вас более 200 человек, то лучше заняться этим летом. В этом году, например, уже в июне большая часть площадок для 200 и более гостей были забронированы.
2. Как только вы определитесь с площадкой (будь то ресторан, банкетный зал, лофт, зал в отеле и др.), то сразу начинайте подбор ведущего вашего мероприятия. Все потому, что ведущих также бронируют заранее. Сейчас, в ноябре, хороших ведущих на четверги и пятницы декабря днем с огнем не найдешь.
3. Когда у вас есть понимание стилистики локации для проведения вашего мероприятия, то уже можно заняться разработкой концептуальной идеи события. Почему это бывает важно?! Потому, что концепция и место проведения должны согласовываться друг с другом. Было бы странно организовывать космическую вечеринку в классическом ресторане Яръ. В идеале определиться с концепцией вечера также желательно за 2-3 месяца, чтобы успеть забронировать интересных артистов, шоу и кавер-группу.
4. А вот проработка бюджета обычно ведется на всех этапах подготовки: важно понимать рамки, за которые нельзя выходить. Например, выбирая площадку нужно помнить, что если вы хотите интересную и красивую программу, а не просто ведущего и диджея, то на локацию можно потратить приблизительно 50% процентов бюджета. Таким образом, вы сможете эффективно распределить траты.
РЕКОМЕНДАЦИИ ОТ PROUT GROUP
- Определите цель мероприятия. Это может быть подведение итогов года, награждение сотрудников, творческое вовлечение, командообразование или что-то другое. От цели мероприятия зависит как формат площадки, так и формат всего мероприятия.
- Создайте атмосферу в офисе заранее. Вовлечение сотрудников до мероприятия делает его более ожидаемым. Можно оформить офис новогодним декором, смонтировать тематические фотозоны, создать уголок с «Почтой Деда Мороза», чтобы сотрудники могли отправлять друг другу письма с поздравлениями, организовать Тайного Санту и много-много чего другого.
- Вовлекайте сотрудников в создание праздничной программы. Творческое вовлечение – это новый тренд последних лет. Сотрудники под руководством профессиональной команды режиссеров, хореографов, саундмейкеров могут подготовить танцевальные, вокальные номера, мюзиклы, снимать и показывать в день мероприятия фильмы о компании, людях. Тут целый полет фантазии!
- Не бойтесь необычных форматов. Тимбилдинг во время новогоднего ивента – это интересно и увлекательно. Традиционные мастер-классы и аттракционы воспринимаются по-другому, когда есть элементы геймификации. Пусть гости собирают монеты за участие в интерактивных зонах и тратят их в новогоднем магазине прямо на вашем ивенте!
- Определите цель мероприятия. Это может быть подведение итогов года, награждение сотрудников, творческое вовлечение, командообразование или что-то другое. От цели мероприятия зависит как формат площадки, так и формат всего мероприятия.
- Создайте атмосферу в офисе заранее. Вовлечение сотрудников до мероприятия делает его более ожидаемым. Можно оформить офис новогодним декором, смонтировать тематические фотозоны, создать уголок с «Почтой Деда Мороза», чтобы сотрудники могли отправлять друг другу письма с поздравлениями, организовать Тайного Санту и много-много чего другого.
- Вовлекайте сотрудников в создание праздничной программы. Творческое вовлечение – это новый тренд последних лет. Сотрудники под руководством профессиональной команды режиссеров, хореографов, саундмейкеров могут подготовить танцевальные, вокальные номера, мюзиклы, снимать и показывать в день мероприятия фильмы о компании, людях. Тут целый полет фантазии!
- Не бойтесь необычных форматов. Тимбилдинг во время новогоднего ивента – это интересно и увлекательно. Традиционные мастер-классы и аттракционы воспринимаются по-другому, когда есть элементы геймификации. Пусть гости собирают монеты за участие в интерактивных зонах и тратят их в новогоднем магазине прямо на вашем ивенте!
Это не все, чем мы готовы с вами поделиться! У нас много идей и механизмов для их реализации. Создайте для своей команды праздник, который вдохновит и объединит. PROUT GROUP - ваш надёжный партнёр в организации корпоративных мероприятий любого уровня.